I dispositivi utilizzati in ambiente di lavoro siano essi hardware: computer, tablet, smartphone, router; o software: email, internet ecc, sono sempre più protetti per ragioni di sicurezza.
E LE STAMPANTI?
Oggi le stampanti assomigliano sempre di più a dei computer. Hanno componenti hardware e software. Dispongono di sistemi operativi, sono collegate a Internet e possono essere utilizzate per inviare e-mail. È chiaro quindi che dal punto di vista della sicurezza richiedono oggi lo stesso grado di protezione di qualunque altro dispositivo collegato alla rete aziendale.
Va quindi pianificata la protezione, tenendo conto che le violazioni possono verificarsi in qualsiasi punto del flusso di lavoro e vanno quindi stabilite POLICY EFFICACI che comprendono:
Per migliorare la sicurezza dobbiamo prendere in considerazione alcuni fattori partendo da una valutazione iniziale che comprende: costi e rischi, ambiente di utilizzo, tipo di utenza e network.
Rischi e costi degli ambienti di stampa non protetti
Causano ogni anno ingenti perdite finanziarie alle aziende. Basti pensare a multe, perdita di affari, cause legali derivate dalla perdita o alla divulgazione di informazioni riservate, danni all’immagine e alla reputazione societaria.
Punti chiave della sicurezza in ambienti di stampa condivisi
STAMPANTI NON PROTETTE
controllo dell’accesso alle impostazioni dei dispositivi
STAMPE RISERVATE ABBANDONATE
rimangono nel vassoio e possono finire nelle mani sbagliate
POSSIBILITÀ DI STAMPARE SENZA AUTENTICAZIONE
rischio di accesso non autorizzato ai documenti
SUPPORTI DI ARCHIVIAZIONE NON PROTETTI
le stampanti memorizzano informazioni su dischi rigidi a cui si accede senza protezione
Autenticazione Sicura e Pull Printing
La soluzione Pull Printing è un sistema che rende sicuro il processo di stampa in ambienti condivisi.
PROTEZIONE DEI DOCUMENTI
Solo chi manda in stampa ha accesso ai documenti
Si evitano copie inutili e le stampe abbandonate
RIDUZIONE DEI COSTI
Risparmio dei consumabili
Minor consumo di energia
Incremento produttività e riduzione degli sprechi
MONITORAGGIO E GESTIONE
Controllo completo sulle stampe effettuate
Possibilità di contabilizzare l’utilizzo delle stampanti
Come funziona il Pull Printing
L’utente invia i documenti alla stampante, questi vengono memorizzati in Cloud o su Server e vengono poi rilasciati alla stampante tramite l’autenticazione dell’utente dalla stampante.
Sicurezza della stampa e mobilità
Oggi sempre più spesso si parla di “Utenti Mobili”, sono quei lavoratori che per necessità di business si trovano al di fuori dell’ambiente lavorativo. Questi utenti possono avere la necessità di stampare e devono poterlo fare in sicurezza, pur non avendo accesso diretto ai dispositivi di stampa, e anche tramite smartphone e tablet.
PRIMA:
Accesso temporaneo dell’utente alla rete interna
(esponendo il sistema a rischio di attacchi)
Invio a colleghi del materiale da stampare
(perdita di tempo e non riservatezza dei documenti)
SOLUZIONE:
Con l’utilizzo di APP DEDICATE gli “Utenti Mobili” inviano a SERVER o CLOUD i documenti che rimangono trattenuti (J-SOFT).
La stampa viene poi rilasciata al dispositivo solo al momento dell’autenticazione, che tramite l’app può avvenire anche da remoto.
CONCLUSIONI:
In questo modo vengono sempre rispettate le policy sulla sicurezza. L’utente mobile non deve preoccuparsi della configurazione delle stampanti locali e della riservatezza dei documenti.
