Anche se se ne parla ormai da molto, è chiaro a tutti che un “ufficio senza carta” rimane un obbiettivo poco perseguibile. Questo però non esclude la possibilità, tramite la dematerializzazione documentale e attraverso l’archiviazione sostitutiva di ridurre sensibilmente l’utilizzo del mezzo cartaceo per la produzione di documenti.
Ma come?
Rendendo il processo di gestione documentale più efficiente, rivedendo le strategie aziendali, e utilizzando in pieno gli strumenti forniti nel rispetto delle direttive per la fatturazione elettronica e la conservazione documentale.
Non smettendo di utilizzare la carta ma utilizzando solo la carta che serve veramente. Ed imparando a gestire le informazioni in modo adeguato.
DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE
Procedimento attraverso il quale i documenti vengono elaborati unicamente tramite strumenti informatici che li rendono disponibili in formato digitale. Si creano in questo modo documenti elettronici con caratteristiche adeguate alle normative vigenti e lo stesso valore di quelli cartacei.
Caratteristiche dei documenti elettronici:
Conservazione: i documenti elettronici non subiscono le alterazioni derivate dal deterioramento fisico della carta.
Archiviazione: grazie all’archiviazione su supporti elettronici corredati da un sistema di indicizzazione la consultazione e la ricerca sono dirette ed immediate. Inoltre c’è un grande risparmio di spazio fisico occupato in precedenza dai documenti cartacei.
Trasmissibilità: i documenti così prodotti possono essere trasmessi velocemente ed efficacemente grazie all’assenza del supporto fisico.
Replicabilità: si possono produrre infinite copie dello stesso documento mantenendo le caratteristiche del documento originale.
Flessibilità: i documenti possono essere corredati con altre tipologie di documenti.
Tabella di marcia italiana:
1 gennaio 2013
La Direttiva IVA 2010/45/UE introduce una nuova definizione di fatturazione elettronica: “per fattura elettronica si intende la fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”.
Le fatture elettroniche e cartacee hanno uguale valore per: garanzia, integrità del contenuto, leggibilità nel tempo.
Per ulteriori approfondimenti vedi articolo firma grafometrica.
6 giugno 2014
Obbligo della fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione italiana, inizialmente per i soli Ministeri.
Dal 31 marzo 2015 è esteso a tutte le pubbliche amministrazioni e ai loro fornitori. Questo per assicurare la tracciabilità dei pagamenti e garantire più controllo sulla spesa pubblica.
1 luglio 2016
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente ai contribuenti un servizio per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche.
1 gennaio 2017
Il Ministero delle Finanze mette a disposizione gratuitamente per i contribuenti il Sistema di Interscambio (SDI) che diventa lo strumento di scambio di fatture fra fornitore e cliente anche fra privati.
Garantendone l’invio e la ricezione e restituendo lo stato delle operazioni rilevanti ai fini dell’IVA in tempo reale.
La dematerializzazione documentale offre nuove opportunità di business e sviluppo aziendale, grazie all’utilizzo di strumenti informatici condivisi, gli scambi fra aziende e clienti sono più diretti e semplici, più veloci e meno soggetti agli errori.
