Integrare i documenti cartacei nei flussi di lavoro digitali

integrare documenti cartacei flussi lavoro digitali

Integrare i documenti cartacei nei flussi di lavoro digitali

Nell’economia di oggi orientata da Internet e basata sulla conoscenza, l’accesso rapido alle informazioni importanti è fondamentale per l’attività quotidiana all’interno delle aziende.

Sistemi di gestione dei documenti e dei contenuti gestiscono una vasta gamma di risorse informative, tra cui documenti elettronici, audio, video, ecc., rendendoli accessibili a chiunque abbia diritti di accesso, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica. Tuttavia, dal quadro della situazione attuale, manca la capacità di condividere le informazioni su supporto cartaceo.

Fatta eccezione per applicazioni verticali specifiche (elaborazione dei moduli, gestione dei record, ecc.), l’informazione che risiede su carta tende a rimanere sulla carta.

A prescindere dall’attuale clima economico, le aziende di successo sono continuamente alla ricerca di modi per utilizzare al meglio la loro infrastruttura e le applicazioni esistenti per risparmiare denaro. Oggi, sono a disposizione “connettori” per applicazioni che migliorano i processi di business attuali, integrando le informazioni su supporto cartaceo con il vostro workflow. Utilizzando un kit di sviluppo software (SDK), aziende di sviluppatori o gli stessi uffici IT aziendali possono:

  • Dinamicamente collegare dispositivi multifunzione digitali (MFP) e scanner alle applicazioni esistenti
  • Salvare i documenti cartacei direttamente nei database delle applicazioni
  • Fornire integrazioni native
  • Identificare gli utenti al MFP, fornendo sicurezza di accesso e tracciabilità delle attività in conformità con le attuali normative

Nella maggior parte delle aziende, le informazioni su supporto cartaceo sono mantenute separate dal workflow elettronico e, pertanto, sono soggette a numerosi problemi, tra cui:

Sono difficili da recuperare

Sono facilmente smarrite o fuori posto

Sono costose da distribuire

Sono difficili da proteggere

Sono difficili da collegare ad altri contenuti elettronici

Sono il collegamento interrotto nel workflow

Per risolvere questi problemi, le aziende si rivolgono sempre più a soluzioni di scansione che permettono di importare la carta nel dominio elettronico e nei workflow.

Una volta trasformati in forma elettronica, i documenti possono essere individuati e condivisi facilmente, inseriti in un piano regolare di backup e integrati con altre attività d’informazione.

Inoltre, i sistemi che forniscono funzionalità di scansione per l’ambiente aziendale hanno il potenziale per creare significative opportunità di risparmio sui costi e spesso si ripagano in fretta.

Oggi giorno, le MFP sono diventate le periferiche di riferimento per quanto riguarda le funzioni di copia/stampa/scansione, ed è ormai diventato un requisito aziendale indispensabile che dispongano delle funzionalità aggiuntive necessarie per la loro integrazione con le applicazioni aziendali esistenti.

Questo presenta una nuova opportunità per le aziende che come Nolecom, sono in grado fornire ai clienti una soluzione robusta che integri pienamente i documenti cartacei con le applicazioni aziendali e i conseguenti workflow digitali.

La scansione in ufficio oggi

Le fotocopiatrici analogiche tradizionali sono state oramai sostituite da moderne copiatrici digitali di rete. Questi dispositivi digitali impiegano le tecnologie più moderne di scansione e stampa laser per generare riproduzioni estremamente nitide di originali cartacei a velocità molto elevate. La maggior parte supporta anche la stampa in rete, con prestazioni e caratteristiche, comparabili o superiori, a quelle di stampanti di rete dedicate di fascia alta. Molte offrono anche la capacità di trasmissione fax integrata.

Un numero crescente di copiatrici digitali utilizzano il dispositivo scanner integrato per supportare la scansione di rete. La scansione consiste nel convertire un documento cartaceo in un file immagine digitale che può essere trasmesso in una rete di computer o memorizzato elettronicamente. Fino a pochi anni fa, la scansione in ufficio si limitava per lo più all’utilizzo di sofisticati e costosi scanner di produzione o a semplici scanner piani da scrivania. Oggi, secondo un sondaggio condotto da InfoTrends, il 34% degli impiegati ha accesso a una copiatrice digitale abilitata alla scansione di rete. La maggior parte dei principali fornitori di fotocopiatrici offrono le funzionalità di scansione di rete. Queste vanno dalla semplice funzione della scansione su email sino a implementazioni con versatili sistemi di distribuzione dei documenti.

L’adozione diffusa (della scansione) dipenderà in gran parte dalla sua semplicità d’uso, utilità, compatibilità con sistemi esistenti e semplicità d’integrazione.

Dispositivi multifunzione di questo tipo stanno diventando rapidamente parte integrante della rete aziendale, fornendo funzioni di copia, stampa, fax e di scansione a gruppi di utenti. Poiché questi dispositivi ad alto rendimento possono essere condivisi da un gruppo di lavoro o da un reparto, offrono enormi risparmi sui costi rispetto a dispositivi a singola funzione o di utilizzo individuale.

Le fotocopiatrici analogiche erano dispositivi stand-alone. Come tali, la compatibilità con altri hardware o applicazioni software non era un problema e in genere era l’ufficio acquisti a gestire l’acquisto di tali dispositivi. Oggi giorno, praticamente tutte le copiatrici digitali sono dotate di un’interfaccia di rete o forniscono la connettività di rete come opzione. Per questo motivo, gli uffici IT aziendali sono stati pesantemente coinvolti nella selezione delle fotocopiatrici digitali mentre in genere questa decisione sarebbe stata presa da solo ufficio acquisti.

Gli uffici IT utilizzano in genere un insieme molto diverso di criteri per valutare i dispositivi multifunzione. Mentre gli uffici acquisti in genere, si concentrano sul costo per pagina e sulla durata del contratto di locazione, gli uffici IT sono più interessati al costo totale di gestione, che prende in considerazione l’installazione e la configurazione, l’amministrazione della periferica, la formazione degli utenti finali, etc.. Gli uffici IT interni sono sempre più focalizzati sull’interoperabilità – come la multifunzione digitale s’integra con l’infrastruttura di rete esistente – per meglio sfruttare i loro attuali investimenti in applicativi software tra cui i sistemi di posta elettronica, i fax server, i sistemi di gestione dei documenti, le applicazioni di gestione dei workflow e altro ancora.

Opportunità di Business

Mentre i clienti richiedono nuovi modi per inserire i documenti cartacei in flussi di lavoro aziendali esistenti o futuri, i System integrator e gli Sviluppatori di applicazioni aziendali cercano di fornire i mezzi necessari affinché i documenti cartacei possano essere abilitati dalle loro applicazioni.

La motivazione è semplice – più persone che richiedono l’accesso a più contenuti equivalgono a un maggior numero di licenze utente e a un aumento dei requisiti di storage per l’archiviazione dei dati. Questa convergenza di desideri sia della comunità degli utenti e che di quella degli sviluppatori, offre un’opportunità unica di business a chi può fornire le funzionalità che rendono le soluzioni complete.

La maggior parte dei produttori di fotocopiatrici di fascia alta riconoscono quest’opportunità di business e forniscono quindi sia le soluzioni complete sia un’architettura aperta che consente agli sviluppatori di integrarsi con le funzionalità esistenti.

Le aziende coinvolte nella “scansione di produzione”, in cui grandi volumi di moduli standard sono scansionati, hanno familiarità con l’idea di elaborazione dei documenti. Per anni, tali aziende hanno utilizzato “script di rilascio” per automatizzare il processo di passaggio dei documenti a varie applicazioni di back-end. Lo stesso modello può essere applicato con altrettanto successo alla scansione “ad hoc” (scansione con diverse tipologie di documenti) che avviene praticamente in ogni tipo di ufficio, ma con due sostanziali differenze.

Mentre i sistemi di scansione di produzione in genere richiedono operatori dedicati addestrati alle complesse procedure necessarie per elaborare i documenti, i sistemi utilizzati in ufficio sono progettati per essere semplici, di utilizzo intuitivo e con un focus alla distribuzione dei documenti tipica degli uffici. Inoltre, la maggior parte dei sistemi di scansione di produzione non possono convalidare l’utente che utilizza la funzione di scansione direttamente sulla multifunzione.

Riuscire a passare dalla vendita di hardware all’implementazione di soluzioni basate su software, sarà un fattore critico nel determinare il futuro di un certo numero di fornitori di apparecchiature per ufficio. Per rimanere redditizio, il canale deve evolvere il proprio modello di business per concentrarsi sulla cattura di nuove entrate di là dal posizionamento delle apparecchiature per ufficio.

Molti fattori stanno facendo si che i fornitori di apparecchiature per ufficio si stiano allontanando sempre più dalle loro radici hardware-centriche per andare verso un approccio più concentrato alle soluzioni. I fattori più critici sono:

La maggiore sofisticazione delle attuali offerte di prodotti

Il cambiamento d’interesse dei clienti verso soluzioni documentali complete

L'opportunità per una maggiore differenziazione del prodotto

La riduzione dei margini dell'hardware

L'aumento della concorrenza da parte dei fornitori tradizionali di stampanti di rete

Tutti questi cambiamenti hanno permesso di fornire soluzioni che collegano direttamente i multifunzione digitali e gli scanner alle applicazioni software business-critical che hanno fornito vantaggi a tutti gli attori coinvolti siano essi fornitori di software indipendenti (ISV), rivenditori a valore aggiunto (VAR), integratori di sistema (SIS), utenti finali e gli stessi  produttori di prodotti per ufficio.

Con gli strumenti di sviluppo software, gli sviluppatori di software indipendenti possono integrare le loro applicazioni per estendere l’uso delle apparecchiature di rete per ufficio.

“La base dei dispositivi multifunzione presente negli uffici continua a crescere, creando una piattaforma interessante su cui gli sviluppatori software possono implementare nuove soluzioni.”